Sistem Informasi Manajemen

Sistem Informasi Manajemen


Electronic Government
Suatu Kecenderungan Global Sistem Informasi Manajemen
Menuju Pelayanan Publik yang Lebih Baik

           Sistem informasi manajemen berfungsi untuk pelayanan masyarakat maupun kegiatan internal organisasi agar lebih efektif dan efisien. Seiring dengan perkembangan global dan kemajuan teknologi informasi, maka pemerintah harus lebih reponsif terhadap permintaan masyarakatnya, lebih memperbaiki kinerja birokrasi dan administrasinya agar mutu pelayanan kepada masyarakat dan mereka yang berkepentingan makin baik secara signifikan, lebih baik dalam menghasilkan keputusan-keputusan yang berkualitas, lebih menyadari berbagai perubahan mendasar yang harus dipahami dan dilakukan untuk dapat berkompetisi di era globalisasi informasi ini.
 Sistem manajemen di dalam organisasi modern dan organisasi pemerintah yang melayani kepentingan publik sekarang ini semakin kompleks, sehingga perlu.mengembangkan suatu sistem informasi berbasis komputer dan alat elektronika yang disebut dengan electronic government. Hal ini dilakukan dengan tujuan untuk meningkatkan kualitas pelayanan dan peningkatan koordinasi internal. E-government merupakan sistem manajemen pemerintahan untuk layanan pembangunan dan layanan publik secara transparan, efisien, efektif dan bertanggungjawab.
E-government mengacu pada penggunaan teknologi informasi oleh pemerintahan, seperti menggunakan intranet dan internet, yang mempunyai kemampuan menghubungkan keperluan penduduk, bisnis, dan kegiatan lainnya, serta bisa merupakan suatu proses transaksi bisnis antara publik dengan pemerintah melalui sistem otomasi dan jaringan internet atau yang lebih dikenal sebagai world wide web. Pada intinya, e-government adalah penggunaan teknologi informasi yang dapat meningkatkan hubungan antara pemerintah dan pihak-pihak lain. Penggunaan teknologi informasi ini kemudian menghasilkan hubungan bentuk baru seperti : G2C (Government to Citizen), G2B(Government to Business), dan G2G(Government to Government).
Manfaat yang dirasakan dengan adanya e-government ini antara lain : (1) Pelayanan servis yang lebih baik kepada masyarakat. Informasi dapat disediakan 24 jam sehari, 7 hari dalam seminggu, tanpa harus menunggu dibukanya kantor. Informasi dapat dicari dari kantor ataupun rumah tanpa harus datang secara fisik ke kantor pemerintahan. (2) Peningkatan hubungan antara pemerintah, pelaku bisnis, dan masyarakat umum. Adanya keterbukaan (transparansi) maka diharapkan hubungan antara berbagai pihak menjadi lebih baik. Keterbukaan ini menghilangkan saling curiga dan kekesalan dari semua pihak. (3) Pemberdayaan masyarakat melalui informasi yang mudah diperoleh. Dengan adanya informasi yang mencukupi, masyarakat akan belajar untuk dapat menentukan pilihannya. Misalnya data tentang sekolah : jumlah kelas, daya tampung murid, passing grade, dan sebagainya dapat ditampilkan secara online. (4) Pelaksanaan pemerintah yang lebih efisien. Contohnya, koordinasi pemerintahan dapat dilakukan melalui e-mail atau bahkan video conference. Bagi Indonesia, yang areanya sangat luas, hal ini sangat membantu. Tanya jawab, koordinasi, diskusi, antara pimpinan daerah dapat dilakukan tanpa harus berada pada lokasi fisik yang sama.  
Dengan semakin besarnya tuntutan masyarakat terhadap kualitas pelayanan publik yang berfokus pada kepuasan masyarakat, maka pemerintah harus dapat memanfaatkan kualitas pelayanan publik melalui penerapan e-government.  Fakta telah menunjukkan bahwa penggunaan media elektronik merupakan faktor yang sangat penting dalam berbagai transaksi internasional, terutama dalam transaksi perdagangan. Ketidakmampuan dalam menyesuaikan diri dengan kecenderungan global tersebut akan membawa bangsa Indonesia ke dalam jurang digital divide, yaitu keterisolasian dari perkembangan global. Oleh karena itu, penataan yang tengah kita laksanakan harus pula diarahkan untuk mendorong bangsa Indonesia menuju masyarakat informasi.
Namun, dalam proses implementasinya, penerapan e-government ini dipengaruhi oleh banyak faktor antara lain :
      1.          Pelaksanaan e-government sangat ditentukan oleh political will dari elit politik itu sendiri. Artinya, niat ini harus dimulai dari elit politik itu sendiri.
      2.          Visi, misi, tujuan ,dan sasaran. Visi merupakan gambaran tentang kondisi ideal yang diinginkan stakeholders pada masa yang akan datang atau setelah sekian lama organisasi tersebut berjalan. Karena visi ini masih sangat abstrak, maka harus diterjemahkan ke dalam misi, tujuan, da sasaran sehingga menjadi sangat jelas dan konkrit. Tujuan implementasi e-government bukan untuk kebanggaan teknologi bagi pemerintah, namun lebih jauh daripada itu yakni sebagai sarana untuk menyejahterakan rakyat.
      3.          Budaya. Budaya merupakan asumsi, nilai maupun artifak yang disepakati oleh suatu organisasi sebagai suatu cara untuk mencapai tujuan mereka. Budaya birokrasi selama ini cenderung tertutup, lambat, birokratis, dan korup. Sementara itu, e-government menuntut yang sebaliknya dimana pemerintah harus lebih transparan, efisien dan sepenuhnya berorientasi melayani bukan dilayani. Dengan demikian, harus terjadi perubahan budaya.
Ada beberapa hal yang menjadi hambatan atau tantangan dalam mengimplementasikan e-government di Indonesia, antara lain :
      1.          Kultur berbagi belum ada. Kultur berbagi (sharing) informasi dan mempermudah urusan belum merasuk di Indonesia. Bahkan ada pameo yang mengatakan: “Apabila bisa dipersulit mengapa dipermudah?”. Banyak oknum yang menggunakan kesempatan dengan mempersulit mendapatkan informasi ini.
      2.          Kultur mendokumentasi belum lazim. Salah satu kesulitan besar yang kita hadapi adalah kurangnya kebiasaan mendokumentasikan (apa saja). Padahal kemampuan mendokumentasi ini menjadi bagian dari ISO 9000 dan juga menjadi bagian dari standar software engineering.
      3.          Langkanya SDM yang handal. Teknologi informasi merupakan sebuah bidang yang baru. Pemerintah umumnya jarang yang memiliki SDM yang handal di bidang teknologi informasi. SDM yang handal ini biasanya ada di lingkungan bisnis / industri. Kekurangan SDM ini menjadi salah satu penghambat implementasi dari e-government. Sayang sekali kekurangan kemampuan pemerintah ini sering dimanfaatkan oleh oknum bisnis dengan menjual solusi yang salah dan mahal.
      4.          Infrastruktur yang belum memadai dan mahal. Infrastruktur telekomunikasi Indonesia memang masih belum tersebar secara merata. Di berbagai daerah di Indonesia masih belum tersedia saluran telepon, atau bahkan aliran listrik. Kalaupun semua fasilitas ada, harganya masih relatif mahal. Pemerintah juga belum menyiapkan pendanaan (budget) untuk keperluan ini.
      5.          Tempat akses yang terbatas. Sejalan dengan poin di atas, tempat akses informasi jumlahnya juga masih terbatas. Di beberapa tempat di luar negeri, pemerintah dan masyarakat bergotong royong untuk menciptakan access point yang terjangkau, misalnya di perpustakaan umum (public library). Di Indonesia hal ini dapat dilakukan di kantor pos, kantor pemerintahan, dan tempat-tempat umum lainnya.
Menghadapi tantangan tersebut di atas, pemerintah kiranya perlu melakukan upaya mpeningkatan kualitas SDM. Hal ini misalnya dilakukan degan diadakan pelatihan bagi para pegawai pemerintahan mengenai teknologi. Pegawai perlu disiapkan mental yang mau belajar dan tanggap menanggapi perubahan. Sehubungan dengan kendala kultural (cultural barriers), kesiapan Indonesia untuk menerapkan e-government tergantung dari komtmen pegawai publik untuk mau membagi informasi serta memperlakukan masyarakat seperti ”pelanggan”. Indonesia juga perlu menata ulang organisasinya yang antara lain dapat dilakukan dengan secara bertahap menghapuskan praktek KKN yang berkontribusi pada kendala budaya dalam rangka pelaksanaan e-government. Selain itu, perlu juga dikaji kebijakan atau policy apa yang digunakan dalam rangka pelaksanaan e-government di Indonesia. Kebijakan untuk mengimplementasikan e-government perlu suau keseragaman dasar hukum maupun landasan pelaksanaan yang jelas dan perlu ditetapkan lebih lanjut dasar hukum atau petunjuk teknis penerapan e-government atau cyber law.
Sejalan dengan tujuan yang ingin dicapai, cepat atau lambat Indonesia dituntut untuk dapat menerapkan e-government. Keuntungan yang diperoleh e-government bukan hanya sekedar menyediakan pelayanan online tetapi lebih luas daripada itu, karena kinerja sektor publik juga berkontribusi pada kemajuan ekonomi dan sosial suatu negara. Di era globalisasi ini, penerapan e-government sangat penting karena dapat memodernisasi pemerintahan publik di seluruh dunia dan juga hubungan antara pemerintahan atau negara. Pada saat ini, e-government merupakan suatu keharusan dalam rangka menciptakan pelayanan publik yang lebih baik.


Konsep Sistem Informasi manajemen
Oleh : Oktadymalik

Sistem informasi manajemen (SIM) bukan sistem informasi keseluruhan, karena tidak semua informasi di dalam organisasi dapat dimasukkan secara lengkap ke dalam sebuah sistem yang otomatis. Aspek utama dari sistem informasi akan selalu ada di luar sistem komputer.
Pengembangan SIM canggih berbasis komputer memerlukan sejumlah orang yang berketrampilan tinggi dan berpengalaman lama dan memerlukan partisipasi dari para manajer organisasi. Banyak organisasi yang gagal membangun SIM karena :
  1. Kurang organisasi yang wajar
  2. Kurangnya perencanaan yang memadai
  3. Kurang personil yang handal
  4. Kurangnya partisipasi manajemen dalam bentuk keikutsertaan para manajer dalam merancang sistem, mengendalikan upaya pengembangan sistem dan memotivasi seluruh personil yang terlibat.
SIM yang baik adalah SIM yang mampu menyeimbangkan biaya dan manfaat yang akan diperoleh artinya SIM akan menghemat biaya, meningkatkan pendapatan serta tak terukur yang muncul dari informasi yang sangat bermanfaat. Organisasi harus menyadari apabila mereka cukup realistis dalam keinginan mereka, cermat dalam merancang dan menerapkan SIM agar sesuai keinginan serta wajar dalam menentukan batas biaya dari titik manfaat yang akan diperoleh, maka SIM yang dihasilkan akan memberikan keuntungan dan uang.
Secara teoritis komputer bukan prasyarat mutlak bagi sebuah SIM, namun dalam praktek SIM yang baik tidak akan ada tanpa bantuan kemampuan pemrosesan komputer. Prinsip utama perancangan SIM : SIM harus dijalin secara teliti agar mampu melayani tugas utama.
Tujuan sistem informasi manajemen adalah  memenuhi kebutuhan informasi umum semua manajer dalam perusahaan atau dalam subunit organisasional perusahaan. SIM menyediakan informasi bagi pemakai dalam bentuk laporan dan output dari berbagai simulasi model matematika.

A.DEFINISI SISTEM INFORMASI MANAJEMEN (SIM)
Sistem informasi Manajemen adalah serangkaian sub sistem informasi yang menyeluruh dan terkoordinasi dan secara rasional terpadu yang mampu mentransformasi data sehingga menjadi informasi lewat serangkaian cara guna meningkatkan produktivitas yang sesuai dengan gaya dan sifat manajer atas dasar kriteria mutu yang telah ditetapkan.
Dengan kata lain SIM adalah sebagai suatu sistem berbasis komputer yang menyediakan informasi bagi beberapa pemakai dengan kebutuhan yang sama. Para pemakai biasanya membentuk suatu entitas organisasi formal, perusahaan atau sub unit dibawahnya. Informasi menjelaskan perusahaan atau salah satu sistem utamanya mengenai apa yang terjadi di masa lalu, apa yang terjadi sekarang dan apa yang mungkin terjadi di masa yang akan datang. Informasi tersebut tersedia dalam bentuk laporan periodik, laporan khusus dan ouput dari model matematika. Output informasi digunakan oleh manajer maupun non manajer dalam perusahaan saat mereka membuat keputusan untuk memecahkan masalah.
Perancangan, penerapan dan pengoperasian SIM adalah mahal dan sulit. Upaya ini dan biaya yang diperlukan harus ditimbang-timbang. Ada beberapa faktor yang membuat SIM menjadi semakin diperlukan, antara lain bahwa manajer harus berhadapan dengan lingkungan bisnis yang semakin rumit. Salah satu alasan dari kerumitan ini adalah semakin meningkatnya dengan munculnya peraturan dari pemerintah.
Lingkungan bisnis bukan hanya rumit tetapi juga dinamis. Oleh sebab itu manajer harus membuat keputusan dengan cepat terutama dengan munculnya masalah manajemen dengan munculnya pemecahan yang memadai.

 B.UNSUR-UNSUR SISTEM INFORMASI SEDERHANA
Semua sistem informasi mempunyai tiga kegiatan utama, yaitu menerima data sebagai masukan (input), kemudian memprosesnya dengan melakukan penghitungan, penggabungan unsur data, pemutakhiran dan lain-lain, akhirnya memperoleh informasi sebagai keluarannya (output).
DATA : fakta-fakta atau sesuatu yang dianggap (belum mempunyai arti)
INFORMASI : data yang telah diproses atau data yang memiliki arti.
Perubahan data menjadi informasi dilakukan oleh pengolah informasi. Pengolah informasi dapat meliputi elemen-elemen komputer, non-komputer atau kombinasi keduanya.

 C.SISTEM INFORMASI UNTUK MANAJER
Informasi yang diberikan kepada manajer digunakan untuk mengendalikan operasi, strategi, perencanaan jangka panjang & pendek, pengendalian manajemen dan pemecahan masalah khusus.
Dalam sistem yang dikomputerisasikan, program secara terus-menerus memantau transaksi pemasukan yang diproses atau yang baru di proses guna pengindetifikasian dan secara otomatis melaporkan lingkungan perkecualian yang memperoleh perhatian manajemen.
Semakin tinggi lapisan manajemen akan semakin cenderung menggunakan informasi yang berasal dari luar untuk tujuan pengendalian manajemen. Perbandingan kinerja organisasi dengan statistika ringkasan dari pesaing atau industri rata-rata jelas sangat penting artinya.

D. SISTEM INFORMASI INTELIJEN
Sistem informasi intelijen secara otomatis bertugas mencari dan menganalisis informasi tentang lingkungan sosial, politik, hukum, peraturan perundangan dan ekonomi dari satu atau lebih negara disamping juga tentang kesehatan dan prospek masa depan industri dimana perusahaan bersangkutan merupakan bagian didalamnya serta juga tentang pesaingnya.
Sistem informasi intelijen akan memberikan informasi perencanaan yang para manajer tidak menerima dari sumber lain.
Sumber informasi intelijen :

  1. Lembaga pemerintah.
  2. Asosiasi perdagangan industri
  3. Perusahaan riset pasar swasta
  4. Media massa
  5. Kajian khusus yang dilakukan organisasi
Informasi yang diperoleh akan digunakan untuk memahami strategi pesaing, pergeseran halus dalam selera konsumen.
Unsur pokok dalam informasi intelijen :
  1. Profil keperluan informasi dari manajer
  2. Sistem penggalian informasi manajemen
  3. Sistem pengkodean dan penyimpanan.
  4. Sistem analisis data
  5. Kajian khusus
  6. Sistem pelaporan
  7. Pedoman penghapusan data.
Sistem intelijen dapat memberikan banyak keuntungan bagi suatu perusahaan atau lembaga. Sekarang ini tidak hanya perusahaan besar yang memiliki sistem intelijen banyak perusahaan kecil yang juga mempunyai.

E.INTEGRASI SISTEM INFORMASI
Integrasi : adanya saling keterkaitan antar sub sistem sehingga data dari satu sistem secara rutin dapat melintas, menuju atau diambil oleh satu atau lebih sistem yang lain.
Pengintegrasian sistem informasi merupakan salah satu konsep kunci dari SIM. Berbagai sistem dapat saling berhubungan satu sama lain dengan berbagai cara yang sesuai keperluannya.
Integrasi sistem informasi dapat bersifat hirarkis yaitu pada tingkat transaksi akan memberikan masukan data kepada sistem tingkat manajerial atau sering pula dalam arah sebaliknya. Interaksi hirarkis adalah paling banyak diidentifikasikan dan diitegrasikan karena manajer mengetahui bahwa informasi harus diringkaskan menurut jalur hirarki disamping sistem yang bersangkutan ada di bawah satu garis komando dan karena manajer dalam bidang fungsional akan lebih banyak mengetahui data apa yang ada dalam sistemnya.
Keuntungan dari integrasi :
  1. Membaiknya arus informasi di dalam sebuah organisasi.
  2. Mendorong manajer untuk membagikan informasi yang dihasilkan oleh departemennya agar secara rutin mengalir ke sistem yang lain yang memerlukan.

F.EVOLUSI SISTEM INFORMASI BERBASIS KOMPUTER
A. Fokus awal pada data
Selama paruh pertama abad 20, perusahaan pada umumnya mengabaikan kebutuha n informasi para manajer. Pada fase ini penggunaan komputer hanya terbatas pada aplikasi akuntansi.
 Nama aplikasi akuntasnsi berbasis komputer pada awalnya adalah pengolahan data elektronik (EDP) kemudian berubah menjadi Data prosesing (DP) dan Sistem Informasi Akuntansi (SIA) .
B. Fokus baru pada informasi
Tahun 1964 diperkenalkan satu generasi baru alat penghitung yang mempengaruhi cara penggunaan komputer. Konsep penggunaan komputer sebagai SIM dipromosikan oleh pembuat komputer untuk mendukung peralatan baru tsb. Konsep SIM menyadari bahwa aplikasi komputer harus diterapkan untuk tujuan utama menghasilkan informasi manajemen. Konsep ini segera diterima oleh perusahaan besar.
C. Fokus revisi pada pendukung keputusan.
Sistem pendukung keputusan (Decision support system)
= sistem penghasil informasi yang ditujukan pada suatu masalah tertentu yang harus dipecahkan oleh manajer dan keputusan yang harus dibuat manajer.
Manajer tsb. Berada di bagian manapun dalam organisasi pada tingkat manapun dan dalam area bisnis apapun. DSS dimaksudkan untuk mendukung kerja satu manajer secara khusus.
Spesifikasi DSS :

  1. Berfokus pada proses keputusan daripada proses transaksi
  2. Dirancang dengan mudah, sederhana, dapat diterapkan dengan cepat dan mudah diubah.
  3. Dirancang dan dioperasikan oleh manajer
  4. Mampu memberikan informasi yang berguna bagi analisis kegiatan manajerial.
  5. Berkaitan dengan hanya bagian kecil dari masalah besar
  6. Memiliki logika yang serupa dengan cara manajer menganilis situasi yang sama.
  7. Memiliki basis data berisi informasi yang disarikan dari file dan informasi lain organisasi yang berasal dari lingkungan eksternal.
  8. Memungkinkan manajer untuk menguji hasil yang mungkin dari serangkaian alternatif.
D. Fokus pada Komunikasi
Pada waktu DSS berkembang , perhatian juga difokuskan pada otomatisasi kantor (office automation/OA) OA memudahkan komunikasi dan meningkatkan produktivitas diantara para manajer dan pekerja kantor melalui penggunaan alat elektronik.
OA telah berkembang meliputi beragam aplikasi seperti konferensi jarak jauh, voice mail, e-mail, electronik calendaring, facsimile transmission.
E. Fokus potensial pada konsultasi
Komputer dapat diprogram untuk melaksanakan sebagian penalaran logis yang sama seperti manusia, suatu aplikasi yang dinamakan kecerdasan buatan (artificial intelligence).

G.KEMAMPUAN SEBUAH SISTEM INFORMASI MANAJEMEN
Pengetahuan tentang potensi kemampuan sistem informasi yang dikomputerisasi akan memungkinkan seorang manajer secara sistematis menganalisis masing-masing tugas organisasi dan menyesuaikannya dengan kemampuan komputer.
SIM secara khusus memiliki beberapa kemampuan teknis sesuai yang direncanakan baginya. Secara kolektif kemampuan ini menyangkal pernyataan bahwa komputer hanyalah mesin penjumlah atau kalkulator yang berkapasitas tinggi, sebenarnya komputer tidak dapat mengerjakan sesuatu ia hanya mengerjakan lebih cepat. Sistem informasi komputer dapat memiliki sejumlah kemampuan jauh diatas sistem non komputer. Dan kemampuan ini telah merevolusikan proses manajemen yang menggunakan informasi yang dihasilkan oleh sistem yang telah ada. Beberapa kemampuan teknis terpenting dalam sistem komputer :
  1. Pemrosesan data batch
  2. Pemrosesan data tunggal
  3. Pemrosesan on-line, real time
  4. Komunikasi data dan switching pesan
  5. Pemasukan data jarak jauh dan up date file
  6. Pencarian records dan analisis
  7. Pencarian file
  8. Algoritme dan model keputusan
  9. Otomatisasi kantor.

H.KEMAMPUAN PELAPORAN
Semua sistem informasi memiliki kemampuan pelaporan dan laporan harus dirancang agar sesuai dengan bentuk tertentu.
Prinsip pelaporan :
  1. Laporan harus menonjolkan informasi terpenting
  2. Harus seringkas mungkin
  3. Harus disediakan dukungan
  4. Sistem pelaporan manajemen biasanya dalam transisi
  5. Setiap laporan harus berformat keputusan
  6. Terstruktur untuk melaporkan suatu kinerja
Jenis-jenis laporan :
     1.   Laporan periodik
           Laporan yang secara rutin dikerjakan
     2.   Laporan indikator kunci
            Merupakan variasi laporan periodik, laporan ini secara khusus memberikan beberapa statistik kritis kegiatan operasi harian kepada manajer.
  1. Laporan siap panggil
Jenis laporan yang ditetapkan oleh manajer agar tersedia sebelum berakhirnya satu periode, mungkin karena masalah operasi yang tidak diharapkan atau adanya ancaman.
  1. Laporan khusus
Laporan ini sering disebut juga laporan ad-hoc adalah jenis laporan lain dari jenois laporan tidak terjadwal yang dapat diminta oleh manajer.
  1. Laporan perkecualian
Yaitu laporan yang berisi hanya informasi yang dibutuhkan oleh manajer.

I.INTERFACE ANTARA MANAJER DAN MESIN.
= titik kontak dimana sistem komputer memberikan informasi kepada manajer atau dimana manajer memberikan data kepada sistem komputer.
Bentuk komunikasi antara manajer dan komputer :
  1. Pengembangan program komputer
  2. Dialog atau menyelami file
  3. Mengakses data
  4. Memasukkan input.

RINGKASAN
  1. Seiring dengan perkembangan lingkungan bisnis yang rumit dan lingkungan yang dinamis tuntutan terhadap keberadaan Sistem informasi manajemen adalah menjadi kebutuhan.
  2. Sistem informasi manajemen adalah serangkaian sub sistem informasi yang menyeluruh dan terkoordinasi secara rasional dan yang mentransformasikan data menjadi informasi dengan berbagai cara sehingga dapat meningkatkan produktifitas selain juga harus disesuaikan dengan gaya dan watak para manajernya.
  3. Ada beberapa faktor yang menjadi penyebab gagalnya membangun SIM, antara lain :
·        Kurang organisasi yang wajar
·        Kurangnya perencanaan yang memadai
·        Kurang personil yang handal
·       Kurangnya partisipasi manajemen dalam bentuk keikutsertaan para manajer dalam merancang sistem, mengendalikan upaya pengembangan sistem dan memotivasi seluruh personil yang terlibat.
  1. Kemampuan teknis sistem komputer :
    • Pemrosesan data batch
    • Pemrosesan data tunggal
    • Pemrosesan on-line, real time
    • Komunikasi data dan switching pesan
    • Pemasukan data jarak jauh dan up date file
    • Pencarian records dan analisis
    • Pencarian file
    • Algoritme dan model keputusan
    • Otomatisasi kantor.

Sumber :
Oktadymalik.multiply.com/journal/item/43



TATA KELOLA SISTEM INFORMASI
04 April 2006

Perkembangan teknologi informasi dan komunikasi semakin pesat pertumbuhannya. Jika tidak dikelola dengan cara yang baik dan benar justru akan menyebabkan pemborosan dan pengulangan kesalahan berganda bila dibandingkan dengan cara tradisional sekalipun.

Untuk itulah peran teknologi informasi dan komunikasi (TIK) harus didefinisikan dengan fokus pada pemberian nilai tambah kepada organisasi. (1) Menciptakan “value” melalui peningkatan unjuk kerja dan inovasi dan (2) Menjaga “value” melalui pengelolaan secara operasional dan menangani resiko yang mungkin terjadi berkaitan dengan investasi TIK.

Sistem informasi didefinisikan sebagai kegiatan mengumpulkan, memproses, menyimpan, menganalisa dan menyampaikan informasi untuk sebuah tujuan khusus “aplikasi”. Lingkungan yang melingkupi sistem informasi berupa ketersediaan hardware, software, data, network, procedure dan people.
Tujuan utama sistem informasi adalah mengumpulkan data, memprosesnya menjadi informasi kemudian mengubah informasi menjadi pengetahuan untuk sebuah tujuan khusus.

Data didefinisikan sebagai deskripsi pokok suatu hal, kejadian, aktivitas dan transaksi yang direkam, diklasifikasikan dan disimpan tetapi belum diorganisir menjadi sesuatu yang spesifik. Informasi didefinisikan sebagai data yang telah diorganisir sehingga memiliki arti dan nilai tambah bagi penerimanya. Pengetahuan (knowledge) diartikan sebagai informasi yang telah diorganisir dan diproses sehingga menjadi pemahaman, pengalaman dan keahlian ketika diterapkan pada situasi aktifitas yang berbeda.



Sistem Informasi – Klasifikasi Fungsi Dukungannya

Sistem informasi, tinjauan klasifikasi fungsi dukunganya dapat digambarkan sebagai piramida yang tersusun dari empat lapis. Berturut-turut dari bagian paling bawah keatas adalah : Operasional Managers, Data Workers, Middle Managers dan Top Manager.

Operasional managers akan menangani transaction processing system mis. order precessing, fulfillment, material movement, A/R, A/P, GL, payroll dan POS. Data workers menangani knowledge management system dan office automation system berupa simulation, pgm coding, system support, word processing, desktop publishing. Middle managers menangani management information system, decision support system dan intelligent support system berupa sales management, inventory control, annual budget, production schedulling, cost analysis dan pricing analysis. Top Manager menangani executive support system berupa 5-year sales trend, profit planning, 5-year budget forecasting dan product development.


Strategi Organisasi dan TIK

 
Keselarasan strategi organisasi dan TIK akan menentukan keberhasilan pengelolaan TIK. Pertama, menyelaraskan strategi TIK dengan trategi bisnis dan misi organisasi/lembaga. Kedua, mengelola kemampuan TIK dengan membuat keputusan, strukturisasi dan mengelola organisasi dan memberikan layanan TIK ke organisasi dan ketiga, mengintegrasikan teknologi baru, penggerak dan peluang dengan strategi bisnis. Tiga hal yang mempengaruhi adalah: IT alignment, IT management & delivery dan IT enablement.


Area Fokus IT Governance

IT Governance fokus pada penyampaian “value” dan mengurangi resiko akan investasi TIK, “value” di-drive oleh strategi yang selaras degan bisnis, resiko dikelola melalui akuntabilitas sistem yang dibangun.

Penggerak TIK dikelompokkan dalam tiga penggerak utama yaitu: technology drivers (kebutuhan akan teknologi terbaru), organizational drivers (pergerakan organisasi menjadi tujuan dibandingkan dengan bisnis itu sendiri) dan business specific drivers.

IT Organization dipengaruhi oleh faktor-faktor: (1) internal business drivers (degree of business unit diversity) (2) external drivers (environment, business process linkages, information flows/linkages) dan (3) history and culture (local culture, corporate culture, IT culture) serta (4) technology drivers (rate of technology change, embedded core systems predominance.

IT Management and Delivery dibagi menjadi service areas untuk mengidentifikasi pengaruh faktor-faktor dan mempertemukan IT Service Requirements dengan berdasar kepada business strategy objectives. Tiga hal yang mempengaruhi IT Management and Delivery adalah infrastruktur, pemberian solusi dan faktor kepemimpinan. Service areas dikelompokkan dalam capabilities, sourcing, structure & governance dan processes.

Gambaran strategi TIK mendukung strategi bisnis dapat dilihat pada keterkaitan yang saling mempengaruhi antara: strategi organisasi, fungsi organisasi, arsitektur aplikasi, infrastruktur teknis, sumber daya/pegawai dan pendanaan.


Tata Kelola TIK
Langkah-langkah pengelolaan yang baik TIK adalah (1) membangun kerangka kerja organisasi pemerintahan (2) menyelaraskan strategi TIK dengan strategi organisasi (3) memahami/mendefinisikan resiko berkaitan dengan pengembangan TIK (4) mendefinisikan target atau sasaran (5) menganalisa kemampuan yang ada dan identifikasi “gap” (6) membuat strategi pengembangan (7) mengukur hasilnya dengan alat ukur yang ada dan (8) melakukan evaluasi dan perbaikan.

Rama YM

Share this

Related Posts

Next
« Prev Post
Previous
Next Post »
Subscribe to: Post Comments (Atom)